Hva er internkontroll og hva er styrets ansvar?

Internkontroll er bestemmelser som er satt til igangsettelse, vedlikehold og oppfølging av sikkerhetstiltak for enhver virksomhet. Boligeierformer som borettslag og sameier faller under begrepet virksomhet og skal med det følge bestemmelsene nedfelt i internkontrollforskriften.

Internkontroll er bestemmelser som er satt til igangsettelse, vedlikehold og oppfølging av sikkerhetstiltak for enhver virksomhet. Boligeierformer som borettslag og sameier faller under begrepet virksomhet og skal med det følge bestemmelsene nedfelt i internkontrollforskriften.

Internkontrollforskriften trådte i kraft 1. januar 1992, og kom ut i revidert versjon 1. januar 1997.

Forskriften inneholder ikke konkrete og direkte krav til sikkerhetstiltak men omfattes av følgende lover og forskrifter:

• Lov om tilsyn med elektriske anlegg og elektrisk utstyr med forskrifter

• Lov om brannvern med forskrifter

• Lov om eksplosive varer med forskrifter

• Lov om brannfarlige varer med forskrifter

• Lov om kontroll med produkter og forbrukertjenester (produktkontrolloven) med forskrifter

• Lov om arbeidervern og arbeidsmiljø med forskrifter

• Lov om vern mot forurensninger og om avfall (forurensningsloven) med forskrifter Flere av disse lovene og de underliggende forskriftene er kompliserte.

Styrets ansvar er å sørge for at disse bestemmelsene følges.

Styret trenger ikke å innføre en omfattende og komplisert internkontroll, men heller se på det som kontinuerlig forbedringsrutine og gjøre det enkelt å følge opp.

Her er 5 trinn til en god internkontroll:

1)    Starte opp
Leder/ansvarlig tar initiativet til å starte internkontrollen.
Styret må organisere arbeidet og planlegge innføringen av internkontrollen:
-    Sette mål for internkontrollen
-    Beskrive ansvarsfordeling
-    Lage fremdriftsplan med klar ansvarsfordeling

2)    Kartlegge 
Styret må kartlegge
-    Hvilke lover som gjelder for den enkelte boligenheten
-    Hva som er gjort av HMS-arbeidet tidligere og hva skal igangsettes
-    Eventuelle farer som finnes i omgivelsene, og som ikke er gjort noe med. Nye tiltak må inn i planen.

3)    Systematisere
Styret må sikre at den skriftlige dokumentasjonen som eventuelt finnes er tilgjengelig og oppdatert. I tillegg må dokumentasjon på nye tiltak opprettes og systematiseres.

4)    Planlegge og prioritere
Hvilke typer tiltak kan forebygge ulykker – og hvorfor?
Hva haster mest?
Når skal tiltak igangsettes?
Hvordan skal vi involvere og informere beboerne?
Dette er noen av de spørsmålene som styret må jobbe med i en handlingsplan.

5)    Oppfølging
Rutiner må etableres og følges opp. Styret har som ansvar å ta jevnlige gjennomganger av kontrollpunktene – og sikre at tiltakene som er igangsatt fungerer og forhindrer eventuelle farlige situasjoner som de skal. 
Styreleder bør sørge for at internkontrollarbeidet blir en naturlig del av styrets arbeid.

Våre rådgivere bistår i internkontrollarbeidet, og kan i tillegg til gjennomgang, sikre tiltak for innsparing av driftskostnader for sameiet over tid.

Mer informasjon?
Her får du brosjyren om internkontroll for sameier og borettslag.

• Dato: 27.02.2018
• Oppdatert: 11.11.2018

• Emne: Sameier